워드 기본 폰트 변경, 폰트 선정부터 공유 전 처리까지 순서대로

워드를 열 때마다 Calibri나 맑은 고딕을 마주치는 게 이제 지겨워졌다면, 이 글이 딱 필요한 순간이다. 검색하면 으레 "홈 탭 → 글꼴 대화상자 → 기본값으로 설정 클릭"이라는 한 줄짜리 설명만 나오는데, 막상 해보면 의문이 꼬리를 문다.

원하는 폰트가 목록에 없으면? 기존에 작업 중이던 문서에도 자동으로 바뀌나? 파일을 보낼 때 상대방 화면에서도 같은 글꼴로 보이나?

이 작업은 크게 세 시점에서 판단이 필요하다. 폰트를 고르는 순간, 워드 설정을 바꾸는 순간, 그리고 파일을 보내기 직전. 각 시점에서 무엇을 확인해야 하는지 순서대로 짚는다.

---

폰트를 고르기 전에 먼저 확인할 것

기본 글꼴을 바꾸려면 어떤 폰트를 쓸지부터 정해야 한다. 그런데 여기서 놓치기 쉬운 게 하나 있다. 폰트마다 워드 문서 임베딩 허용 여부가 다르다는 점이다. 나중에 이 파일을 다른 사람에게 보낼 예정이라면, 폰트를 고르는 단계부터 임베딩 가능 여부를 함께 확인해야 한다. 그래야 공유 직전에 "이 폰트는 임베딩이 안 되는 거였네" 하고 다시 폰트를 바꾸는 상황을 피할 수 있다.

한글 폰트를 찾을 때 폰트비(fontbee.waffle-gl.org)가 유용하다. 검색창에 폰트 이름이나 분위기 키워드를 입력하면 원하는 폰트를 바로 찾을 수 있고(/search), AI 폰트 찾기(/find)에서 "보고서에 어울리는 깔끔한 폰트"처럼 자연어로 요청해도 된다. 폰트 상세 페이지에서는 인쇄·웹사이트·영상·임베딩 등 사용 범위 허가 여부를 항목별로 확인할 수 있어서, 워드 문서에 써도 되는 폰트인지 선택 단계에서 바로 판단할 수 있다.

폰트 파일 형식이 .ttf나 .otf라면 윈도우·맥 모두 문제없이 설치된다. 이름에 Regular·Bold·Light처럼 굵기별 파일이 따로 있으면 필요한 굵기를 전부 골라서 설치해야 워드에서 그 굵기들을 쓸 수 있다.

폰트를 결정했으면 폰트비 상세 페이지에서 공식 배포처로 이동해 파일을 내려받는다. 폰트비는 디렉터리 서비스이고, 파일은 제작사 공식 배포처에서 받는 구조다.

---

설치 직후, 워드를 다시 열기 전에

워드는 운영체제에 설치된 글꼴 목록을 그대로 불러온다. 파일을 내려받기만 해서는 워드에서 선택할 수 없고, 반드시 시스템에 설치해야 한다.

윈도우라면 폰트 파일을 오른쪽 클릭했을 때 나오는 '설치' 또는 '모든 사용자용으로 설치'를 선택하면 된다. 개인 계정에만 쓴다면 '설치'로 충분하고, 같은 PC를 여러 계정이 공유한다면 '모든 사용자용으로 설치'를 고른다. 파일을 C:\Windows\Fonts 폴더에 직접 붙여넣는 방법도 된다.

맥은 폰트 파일을 더블클릭하면 Font Book이 열리고 '글꼴 설치' 버튼을 누르면 끝난다.

설치 후에는 워드가 열려 있으면 완전히 닫고 다시 실행해야 글꼴 목록에 새 폰트가 나타난다. 재시작 없이 목록에 안 보인다고 설치가 실패한 건지 헷갈리는 경우가 꽤 있으니, 일단 워드를 완전히 껐다 켜보는 게 먼저다. Microsoft 공식 문서에 따르면, 사용자 지정 글꼴을 설치하면 Word를 포함한 모든 Office 앱에서 자동으로 사용 가능한 상태가 된다.

---

기본값으로 설정할 때 팝업에서 멈추지 마라

폰트가 시스템에 들어왔으면 이제 워드 기본값을 바꿀 차례다.

글꼴 대화상자로 설정하는 방법(권장)

1. 워드에서 새 문서를 열고 홈 탭으로 이동한다.
2. '글꼴' 그룹 오른쪽 아래 작은 화살표를 클릭하거나 Ctrl+D를 누른다.
3. '글꼴' 탭에서 원하는 글꼴·스타일·크기를 선택한다.
4. 하단의 기본값으로 설정을 클릭한다.
5. 팝업이 뜨면 모든 문서에 적용하는 옵션(Normal 템플릿 기반 전체 문서)을 선택하고 확인을 두 번 클릭한다. 버전마다 팝업 문구가 조금씩 다를 수 있다.

이 과정이 워드의 기본 템플릿 파일인 Normal.dotm을 수정하는 것이다. Word 2016·2019·2021·Microsoft 365 모두 이 경로가 동일하다.

5단계 팝업에는 두 가지 선택지가 뜬다. "이 문서만"과 모든 문서에 적용하는 옵션(Normal 템플릿 기반 전체) — 이게 꽤 중요한 분기점이다. 앞의 것은 지금 열려 있는 문서 한 건에만 임시로 적용하는 것이고, 뒤의 것은 Normal.dotm 자체를 바꿔서 이후 새로 만드는 모든 문서에 반영한다. 워드 기본값 자체를 바꾸고 싶다면 반드시 두 번째를 골라야 한다.

그리고 여기서 한 가지 더 알아두면 좋다. 기본 글꼴 변경은 새 문서에만 반영된다. 이미 작성했거나 작업 중이던 문서는 그 안에 기록된 서식을 그대로 유지하고, Normal.dotm 변경의 영향을 받지 않는다. 기존 문서의 글꼴도 바꾸고 싶다면, 해당 문서를 열고 Ctrl+A로 전체 선택 후 홈 탭에서 직접 글꼴을 지정하거나, '표준' 스타일을 오른쪽 클릭 → '수정' → "이 문서에만"으로 일괄 변경하면 된다.

설정이 자꾸 원래대로 돌아올 때

설정 저장이 안 되는 것처럼 느껴진다면 Normal.dotm 파일의 쓰기 권한을 확인한다. 파일 탐색기 주소창에 %APPDATA%\Microsoft\Templates를 붙여넣으면 파일이 있다. 속성에서 '읽기 전용'이 체크돼 있으면 해제하고, 보안 탭에서 현재 계정에 쓰기 권한이 있는지도 체크한다. 회사 관리 PC에서는 보안 정책이 기본 글꼴을 원래 값으로 되돌리는 경우가 있는데, 이 경우에는 IT 담당자에게 문의하는 게 빠르다.

---

파일을 보내기 직전, 글꼴이 깨지지 않으려면

정성껏 고른 폰트인데, 받는 사람 화면에선 전혀 다른 글꼴로 뜨는 경우가 있거든요. 내 PC에 설치된 폰트가 상대방 PC에 없으면 워드가 비슷한 다른 글꼴로 자동 교체한다. 레이아웃이 틀어지거나 의도한 디자인이 깨지는 원인이 바로 이것이다.

이 시점의 판단은 딱 하나다. 상대방이 편집해야 하는가, 아닌가.

상대방이 편집해야 한다면 → 글꼴 임베딩

파일 → 옵션 → 저장 탭으로 이동하면 "이 문서를 공유할 때 충실도 유지" 항목 아래 파일에 글꼴 포함 체크박스가 있다. 여기에 체크하면 글꼴 파일이 워드 문서 안에 함께 저장되고, 상대방 PC에 해당 폰트가 없어도 원래 글꼴 그대로 표시·편집된다.

단, 모든 글꼴이 임베딩되는 건 아니다. 글꼴 제작자가 임베딩 권한을 설정하며, 크게 네 단계로 나뉜다.

폰트비 상세 페이지의 '임베딩' 사용 범위 항목에서 해당 폰트가 임베딩 가능한지 미리 확인해 두면 편하다. 쓰려는 폰트가 Non-embeddable(Restricted)라면 임베딩 자체가 안 되니 아래 PDF 변환으로 가야 한다.

임베딩 시 파일 크기가 커질 수 있는데, "사용된 문자만 포함" 옵션을 함께 체크하면 파일 크기를 줄일 수 있다. 다만 상대방이 해당 폰트로 추가 입력을 하면 다른 글꼴로 대체될 수 있으니, 상대방도 편집할 예정이라면 전체 포함을 권장한다.

제출·열람 전용이라면 → PDF 변환

파일 → 내보내기 → PDF/XPS 만들기로 PDF를 만들면 글꼴이 PDF 안에 자동 포함된다. 제출용 서류, 이력서, 보고서처럼 수신자가 편집할 필요 없는 문서라면 PDF 변환이 가장 확실한 방법이다. 폰트가 Non-embeddable(Restricted)라도 PDF로 내보내는 데는 제한이 없다.

---

한 번에 보는 흐름

이 작업 전체의 흐름은 이렇다.

폰트 고르기(임베딩 가능 여부 동시에 확인) → 시스템 설치 후 워드 재시작 → Ctrl+D에서 기본값으로 설정, 팝업에서 "모든 문서" 선택 → 공유 전 편집 여부에 따라 임베딩 또는 PDF 선택.

그리고 이 순서에서 가장 자주 놓치는 두 지점이 있다. 폰트 선택 단계에서 임베딩 여부를 확인하지 않는 것, 그리고 팝업에서 "이 문서만"을 눌러버리는 것. 두 곳만 챙기면 나머지는 워드가 알아서 처리해 준다.

폰트를 고를 때 폰트비 AI 폰트 찾기를 활용하면, 분위기와 용도를 자연어로 설명해 폰트를 좁힐 수 있다. 상세 페이지에서 임베딩 허용 여부까지 한 화면에서 확인되니, 선택과 검토를 동시에 끝낼 수 있어서 편하다.

참고자료

• Microsoft 공식: Word 기본 글꼴 변경 (support.microsoft.com)
• Microsoft 공식: 사용자 지정 글꼴 포함의 이점 (support.microsoft.com)